Spring over hovedmenu
Spring over venstremenu

Møde nr. 100.000 er nu booket: Borgere booker selv møder i jobcenteret

20-05-2016

Datoen for obligatorisk selvbook nærmer sig, men allerede nu accelererer antallet af lediges selvbookede samtaler med jobcenteret. Vi har talt med fire kommuner, der er lykkedes rigtigt godt med at tage et stort hop fremad.

”Vi prioriterede det ikke så højt som implementeringen af andre dele af reformen”, siger Egon Knøss, faglig koordinator for forsikrede ledige i Vesthimmerland Kommune. Lidt længere mod øst fortæller Annette Ranch Jensen, jobkonsulent og superbruger på Selvbook: ”I Randers Jobcenter er vi Fasit-kommune, så teknisk var det ikke muligt at komme i gang før oktober sidste år”.

Der har været mange årsager til, at ikke alle kommuner med det samme greb opgaven med at implementere Selvbook, da udrulningen begyndte i juli 2014. Uanset hvad årsagen var, så har Randers og Vesthimmerland det tilfælles, at de kom hurtigt efter det, da de først gik i gang.

I januar 2015 lå andelen af selvbookede samtaler blandt forsikrede ledige i Vesthimmerland Kommune på ca. 10 pct., men er så steget i en flot kurve opad, så andelen i marts måned lå på 30 pct..  I Randers er andelen af selvbookede samtaler steget, fra man tog fat i opgaven i oktober 2015, og andelen er nu oppe på ca. 56 pct.. Ganske imponerende.

Også på Sjælland har to kommuner vist sig som højdespringere. I Lejre lå andelen af selvbookede samtaler på ca. 5 pct. i januar måned, i februar var andelen steget til ca. 38 pct. og – efter endnu et elegant hop opad –  til ca. 69 pct. i marts måned.  I Hovedstaden, hvor der her angives tal for alle forsikrede ledige på tværs af de københavnske jobcentre, er tallet steget fra en andel på ca. 4 pct. i januar til ca. 40 pct. i marts måned. Lidt af en bedrift i betragtning af, at antallet af samtaler med forsikrede ledige i Københavns Kommune i gennemsnit lå på 7.760 stk. om måneden.

Forberedt

Fælles for de fire kommuner er, at de havde mulighed for at forberede sig på baggrund af opsamlede erfaringer fra andre kommuner: ”Vi havde sat os godt ind i tingene. Vi sugede viden til os på flere infomøder og havde en lærerig dag om Selvbook i Skanderborg Kommune, hvor vi lærte, hvordan det fungerer hos dem, så vi var godt inde i både de tekniske og arbejdsmæssige forandringer”, beretter Annette Ranch Jensen fra Randers.

I Lejre Kommune fortæller Lone Lykke Marker, job- og socialchef i Lejre Kommune, hvordan deltagelsen på adskillige informationsmøder bevirkede, at de fik en god ballast til at sætte implementeringen i gang: ”Vi blev helt bevidste om, at opgaven krævede ledelsesmæssig prioritering”.

Samme opgave – forskellige tilgange

Lone Lykke Marker valgte en top-down strategi. ”Jeg skulle bringe det i fokus og sætte det i gang, men herefter kunne vi praktisere tillidsbaseret ledelse og lade nogle stærke medarbejdere gå i front. ”Da medarbejdere kunne se, hvor godt det gik for frontløberne, kunne ledelsen træde et skridt tilbage og lade bolden rulle. Frontløberne foretog herefter sidemandsoplæring og afklarede problemstillinger. Ledelsen gav dog ikke slip: ”Vi praktiserede en anerkendende tilgang, og samtidig havde det stærkt motiverende effekt, at vi kunne præsentere tal for fremgangen.”

I Københavns Kommune var opgaven af en lidt anden størrelse. Jobcenterchef for Ungecentret i Københavns Kommune, Marianne Larsen, fortæller: ”I København vidste vi, at implementeringen af Selvbook krævede grundigt forarbejde. Derfor lavede vi en projektorganisering på tværs af centrene med en projektleder i spidsen for Selvbook. Vi fik alt det tekniske på plads sammen med de relevante afdelinger – og da det den 11. januar blev muligt at sætte frister for Selvbook i alle dagpengesagerne, prioriterede vi at få det gjort i løbet af kort tid. Og det gav pote – fra midt januar til midt februar gik vi fra, at ca. 3 pct. til 65 pct. brug af Selvbook i de samtaler, som kunne selvbookes – og ved indgangen til april var vi oppe på næsten 95 pct.”

Afdelingschef i Ungecentret, Karin Olsen, fortsætter: ”Og fra starten af februar har vi også fulgt bookingsandelen på ugentlige tavlemøder i de relevante afdelinger, hvor Selvbook har indgået naturligt som et af punkterne”. Dér taler vi om antallet af bookinger den forgangne og kommende uge, og på denne måde holder vi fokus på udbredelsen af Selvbook.”

Lidt anderledes foregik det i Vesthimmerland, hvor Egon Knøss beskriver igangsættelsen således: ”Vi begyndte for alvor at rykke, da der kom frister på. Jeg sagde til mine kollegaer ”Nu skal vi i gang” - og det var sådan set det, der skulle til. Dertil foretog jeg noget holdundervisning og lidt sidemandsoplæring.”

Omstilling for medarbejderne

”Det, at jobkonsulenterne ikke disponerer over deres egen tid, det skal man gøre op med”, fortæller Lone Lykke Marker fra Lejre kommune. ”I en lille kommune som vores har medarbejderne været vant til at styre deres egne kalendere, og hele den arbejdsrytme skal laves om”.

Forandringen blandt kollegaerne kan også mærkes tydeligt i Vesthimmerland. ”Vi startede med et par dage, hvor kalenderne var næsten tomme, og så skal jeg godt nok love, at de blev fyldt op, helt og aldeles. Hver mandag-torsdag fra 9 til15 og med langt færre pauser end før.  Til gengæld bruger vi meget mindre tid på administration, og det synes kollegaerne nu er ganske fint” siger Egon Knøss. ”Den største forandring har været, at vi skal tænke langt frem, ellers har det egentlig ikke været så svært.”

Både i Randers Jobcenter og i de københavnske jobcentre havde jobkonsulenterne i forvejen overladt deres kalendere til administrative medarbejdere, så den del af implementeringen udgjorde ikke en forandring. I Randers, hvor man prioriterer at have faste sagsstammer, er man dog stødt på en anden udfordring: ”De ledige kan nu booke med en tidshorisont på tre måneder. Det medfører, at jobkonsulenterne skal planlægge ferier og fridage i temmelig god tid, og det er træls. Vi har dog valgt, at det er den pris, vi betaler for de faste sagsstammer, som vi mener giver bedre kvalitet i understøttelsen af de ledige”, udtaler Annette Ranch Jensen.

Positive ledige

I Lejre Kommune var den største overraskelse, at det gik så nemt for borgerne ”Vi har en lille, velfungerede gruppe af ledige, som i forvejen er vant til at booke online hos frisøren og lægen. Vi skulle blot vise, hvordan det fungerer, og så kørte det”, siger Lone Lykke Marker. Fordi de første ledige var så positive, satte det gang i en afsmittende bølge, så resten af jobcentret også fik mod på at implementere Selvbook. ”De ledige virker glade for, at det er dem, der bestemmer, hvornår de skal til møde”.

I Randers har man også bemærket et positiv træk ved selvbookede samtaler. ”Der er ikke alene færre udeblivelser, men de møder også mere positive og velforberedte op”, fortæller Annette Ranch Jensen.

Mønstret med færre udeblivelser kan man genkende i Københavns Ungecenter, hvor oplevelsen er, at de unge ledige har større fremmødeprocent. De er bedre til at aflyse, f.eks. hvis de har fået arbejde. Til gengæld er iveren, de unge lægger for dagen, kommet noget bag på ledelse og medarbejdere i Københavns Ungecenter: ”De unge har virkelig blod på tanden, og det er positivt”, beretter Marianne Larsen. Men de unge booker samtalerne tidligere, end de er forpligtet til. Det sætter store krav til produktions- og kapacitetsstyring: ”Vi har altid prioriteret samtaler. Alligevel fylder samtaler mere nu i vores samlede produktion, og derfor har det været nødvendigt at omprioritere vores service.” Statistikken for implementering af Københavns Ungecenter er da også ganske bemærkelsesværdig. ”Vi gik i gang i februar, samtidig med at en ny stor gruppe ledige kom ud efter endt uddannelse i januar, derfor var der ekstra pres på. I dag udgør de selvbookede samtaler blandt forsikrede ledige i Ungecentret 93 pct. af alle samtaler, hvis du trækker førstegangssamtalerne fra”, fortæller Marianne Larsen – ikke uden en vis stolthed.

Det kan lade sig gøre

I Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering mener kontorchef for Digitalisering og Support, Jesper Hammerich Lux, at de fire kommuners resultater giver anledning til optimisme: ”Fra d. 1. september indføres obligatorisk Selvbook for alle forsikrede ledige. Mange kommuner har gjort en ihærdig indsats fra starten og er støt og roligt nået op på en høj andel selvbookede samtaler. Som deadline nærmer sig, kan man godt blive bekymret for de kommuner, der ikke tog så tidligt fat, men København, Lejre, Vesthimmerland og Randers har nu bevist, at de, trods store indbyrdes forskelle, kan lykkes med at implementere hurtigt. De har taget rigtigt fint fat om opgaven, og vi kan bl.a. takke de foregangskommuner, som har stillet deres erfaringer til rådighed, for at ”højdespringskommunerne” har været bevidste om, hvilken opgave de stod foran”.

Jespers kollega, Christian Solgaard, der er kontorchef i Arbejdsmarkedspolitik, som har det overordnede ansvar for implementering og opfølgning på beskæftigelsesreformen, følger også implementeringen af Selvbook opmærksomt. ”Det fælles og intensiverede kontaktforløb for dagpengemodtagere er det helt centrale element i beskæftigelsesreformen, fordi der er så sikker viden om, at hyppige, jobrettede samtaler har en positiv indflydelse på afgangen til beskæftigelse for netop denne gruppe af ledige. Derfor er muligheden for, at de ledige selv kan booke jobsamtaler – og i øvrigt også rådighedssamtaler med a-kasserne – også et meget vigtigt skridt i implementeringen af reformen. Med selvbooking får vi så at sige flyttet momentum i implementeringsindsatsen over på den gruppe, som det i virkeligheden handler om: de ledige. Det er faktisk et ret stærkt signal, som, samtidig med at det understøtter reformens centrale intentioner, kan være med til at styrke borgernes ejerskab til processen og frigive ressourcer i jobcentrene.”

Af Rebecca Kormind