Pulje til sygefravær på offentlige arbejdspladser

OBS:

Eftersom, der først afgives tilsagn om tilskud i 2022, offentliggøres ansøgningspuljen med forbehold for vedtagelse af finansloven for 2022.

Baggrund

Med aftalen Ny ret til tidlig pension af 10. oktober 2020 besluttede regeringen sammen med aftalepartierne at afsætte en samlet ramme på 30 mio. kr. årligt i 2022-2024 til at forebygge sygefravær og tidlig nedslidning på risikoarbejdsområder inden for den offentlige sektor. Puljen skal understøtte, at udvalgte offentlige arbejdspladser får midler til målrettet og systematisk at videreudvikle deres sygefraværsindsats og forebygge nedslidning generelt.

Puljen skal bidrage til, at udvalgte offentlige arbejdspladser med udgangspunkt i den sygefraværsindsats, de allerede har i dag, får yderligere midler til at arbejde målrettet og systematisk med sygefraværsindsatsen i projekt ”Sygefravær på offentlige arbejdsplader”.

Som led i udmøntningen af puljen til nedbringelse af sygefravær på de udvalgte områder (”Sygefravær på offentlige arbejdspladser”) er der udviklet en indsatsmodel. Indsatsmodellen rammesætter en sammenhængende indsats, der skal understøtte nedbringelsen af sygefraværet på de offentlige arbejdspladser, som modtager midler fra puljen. Indsatsmodellen er baseret på konkrete erfaringer og forskning, der er foretaget om sygefravær. Modellen omfatter både det faglige indhold i en sygefraværsindsats og indhold omkring organisatoriske og ledelsesmæssige forhold.

I udviklingen af indsatsmodellen er der lagt vægt på at inddrage de parter, som har en viden inden for nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor. Indsatsmodellen er derfor udarbejdet med input fra forskere, praktikere og organisationer, der arbejder med de brancher, som indsatsen er målrettet til: Repræsentanter fra offentlige arbejdspladser i kommuner, regioner og stat, KL, Danske Regioner, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Arbejdstilsynet, Det National Forskningscenter for Arbejdsmiljø, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og Deloitte.

Målgruppe

Målgruppen for puljen er arbejdspladser på de berørte arbejdsområder i stat, regioner og kommuner.

Formål

Puljen har til formål at nedbringe sygefraværet på offentlige arbejdsområder med et højt sygefravær eller hvor arbejdsopgaverne gør, at arbejdsmiljøet er særligt belastet. Puljen skal således understøtte målrettet og systematisk arbejde med nedbringelse af højt sygefravær.

Ansøgerkreds

Følgende arbejdsområder inden for stat, regioner og kommuner kan søge midler fra puljen:

• Politi (stat)
• Beredskab (stat, regioner og kommuner)
• Fængsler (stat)
• Hospitaler (regioner)
• Psykiatri (regioner)
• Døgninstitutioner (kommuner og regioner)
• Daginstitutioner (kommuner)
• Undervisning (kommuner)
• Erhvervsskoler (stat)
• Ældreplejen (kommuner)

Arbejdsområderne er udvalgt med udgangspunkt i de brancher med mange ansatte i den offentlige sektor, som har mest sygefravær sygefravær på baggrund af data fra registrene FRPE og FRAN fra Danmarks Statistik (DST), som DST’s sygefraværsstatistik er baseret på. Tallene er opgjort på baggrund af det seneste tilgængeliggjorde data, som er fra 2019. Brancherne er også blandt de brancher med mange offentligt ansatte, der har den største andel af lønmodtagere, som falder inden for belastningsindekset for psykisk arbejdsmiljø og muskelskeletbesvær i 2018. 

Med udgangspunkt i disse arbejdsområder vil ansøger typisk være en større kommunal, regional eller statslig enhed. Det kan f.eks. være det samlede område for skole- og dagtilbud i en kommune eller et hospital på det regionale område. På det statslige område vil ansøger være f.eks. en styrelse eller et direktorat. Det kan dog også være større statslige enheder med underenheder placeret flere steder på tværs af landet.

Der kan således tildeles midler til de arbejdspladser og dermed medarbejdergrupper inde for de udpegede arbejdsområder, hvor medarbejderne er indplaceret således, at de hører under den enhed, som indgår i projektet. Alle personalegrupper vil således kunne blive inkluderet i projektet, hvis de er ansat under den enhed inde for det arbejdsområde, som er omfattet af puljen.

Projektperiode

Projekterne skal gennemføres indenfor perioden den 1. marts 2022 til og med den 29. februar 2024.

Projekter, der får tilsagn fra puljen skal have en varighed på mindst 1,5 år og højest 2 år regnet fra projektperiodens start den 1. marts 2022.

Projektets indsatsmodel og kerneelementer

Der er som led i arbejdet med puljen udviklet en indsatsmodel. Ansøgere, som opnår tilskud fra puljen, skal implementere indsatsmodellen beskrevet i nedenstående bilag, med udgangspunkt i den sygefraværsindsats, de udvalgte offentlige arbejdspladser allerede har i dag.

Indsatsmodel til nedbringelse af sygefravær (pdf)

Grundlag for indsatsmodellen

Der er i forskningen påvist en tæt sammenhæng mellem ledelse, trivsel og sygefravær. Samtidigt viser effektstudier af indsatser, der skal nedbringe sygefravær, at ledelsesforankring er afgørende for en succesfuld indsats. Herudover er det en forudsætning for at få nedbragt sygefraværet på en arbejdsplads, at der er et tæt samarbejde med medarbejderne på arbejdspladsen om dette. Disse indsigter skal ses i sammenhæng med erfaringerne fra de offentlige arbejdspladser, der har arbejdet med strukturerede sygefraværsindsatser: Indsatsen virker bedst, når ledelsen har et fast vidensmæssigt og organisatorisk fundament at stå på, samt har adgang til vejledning og støtte vedrørende håndtering af sygefraværsproblematikker.

Puljens indsatsmodel er på den baggrund bygget op om fem kerneelementer.

De 5 kerneelementer i modellen hænger tæt sammen og skal bidrage til at skabe en sammenhængende indsats, der understøtter, at sygefraværet forebygges, sygemeldte medarbejdere fastholdes og sygefraværet reduceres. De projekter, der søger om midler fra puljen skal sikre implementering af de 5 kerneelementer som led i arbejdet med puljens indsatsmodel.

Mange arbejdspladser arbejder allerede med en eller flere af kerneelementerne i indsatsmodellen. Der er på den baggrund mulighed for at søge midler til udvikling og indsats på netop de områder og i relation til de kerneelementer, hvor pågældende arbejdsområde har en særlig udfordring eller udviklingspotentiale i forhold til sygefraværet. Hvis et kerneelement allerede er implementeret og fungerer efter hensigten, skal det beskrives i ansøgningen.

Det er derfor i forbindelse med ansøgningen vigtigt samtidig at give de kerneelementer, man allerede arbejder med for et ”serviceeftersyn”, så det sikres, at de har den rette kvalitet og løbende udvikles og vedligeholdes.

Mange arbejdspladser arbejder allerede med en eller flere af kerneelementerne, hvor de har andre navne eller betegnelser, så de passer til den konkrete kontekst og kultur på det pågældende arbejdsområde. Disse ansøgere kan med fordel vælge at fastholde/arbejde videre med de eksisterende navne eller betegnelser, der afspejler den konkrete kontekst og kultur på det enkelte arbejdsområde/organisation.

Nedenfor beskrives indsatsmodellen og de 5 kerneelementer sygemelding, forebyggelse, sygefraværskoordination, organisering og data overordnet. Indsatsmodellen er udfoldet i ovenstående bilag.

Sygefraværskoordination (Word)

To kerneelementer i indsatsmodellen handler om den konkrete sygefraværsindsats på arbejdspladserne (øverste to bokse i figuren) sygemeldinger og forebyggelse. Indsatsen går på to ben:

• Skabe en ensartet og hensigtsmæssig håndtering af sygemeldinger, der giver medarbejderne tryghed og klarhed om forventninger og procedurer, når de melder sig syge. Kerneelementet har desuden til formål at sikre bedre fastholdelse og tilbagevenden til arbejdspladsen blandt sygemeldte medarbejdere. Fokus her er altså den enkelte medarbejders sygefraværsforløb, samt hvordan ledelsen kan skabe de bedste rammer om dette.
• Fokuseret forebyggelse af sygefravær på arbejdspladsen. Formålet er at adressere og forebygge problemer i medarbejdernes fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt styrke medarbejdernes arbejde med at løse deres kerneopgave. Kerneelementet skal særlig sikre, at den forebyggende indsats fokuserer tydeligt på at nedbringe aktuelt sygefravær og afværge kendte risikofaktorer i arbejdsmiljøet. Det har til formål at løse problemer i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, samt styrke fokus på kerneopgaven.

Det tredje kerneelement (cirklen i midten af figuren) er drivkraften i den særlige sygefraværsindsats. Det består i følgende:

• En sygefraværskoordination, som skal sikre faglige kompetencer, ressourcer og fokus i den samlede sygefraværsindsats på arbejdspladsen. Hovedopgaven er således at være faciliterende eller udførende i de forebyggende indsatser, yde rådgivning til ledere om håndtering af sygefravær, samt understøtte den samlede modelimplementering. Denne koordination skal samlet set understøtte nedbringelsen af sygefraværet.

To yderligere kerneelementer skal sikre et ledelsesmæssigt fundament for en vellykket implementering af sygefraværsindsatsen (nederste to bokse i figuren til højre). Det handler om følgende:

• Organisering skal sikre at sygefraværsindsatsen defineres, implementeres og forankres med entydig ansvarsfordeling på tværs af ledelsesstrengen (fra øverste administrative leder) med medarbejderinddragelse på arbejdspladsen.
• Der skal sikres en systematisk og aktiv anvendelse af data. Formålet er at skabe et overblik over relevant data samt sikre, at data anvendes til at målrette og kvalificere indsatsen.

Krav til ansøgningen

Mange arbejdspladser har man allerede implementeret de 5 kerneelementer eller dele heraf. Ansøger skal derfor beskrive, hvordan der allerede arbejdes med hvert af de 5 kerneelementer og kort beskrive i hvilket omfang, de er implementeret. Det betyder, at der for hvert kerneelement i ansøgningen skal være en kort beskrivelse af følgende:

• Hvad man har arbejdet med/implementeret kerneelementet
• Hvordan det fungerer, herunder: Hvad fungerer godt og hvad fungerer mindre godt.
• Hvordan passer kerneelementet ind i sammenhængen med de andre kerneelementer?
• Hvad er fokus fremadrettet – hvad søges der midler til?

Eksempel sygemelding

Ansøger kan her tage stilling til om arbejdspladsen f.eks. har opstillet ensartede, overskuelige og hensigtsmæssige retningslinjer for håndtering af, dels hvad leder skal gøre, og dels hvad medarbejder kan forvente og selv skal gøre i forbindelse med en konkret sygemelding. Hvis der allerede er sådanne retningslinjer, hvilket der er på rigtig mange arbejdspladser, f.eks. i form af en sygefraværspolitik skal disse overordnet beskrives, og ansøger skal vurdere, om de fungerer efter hensigten - eller om der f.eks. er dele af dem, det kniber med at få implementeret på alle arbejdspladser.

Det kan f.eks. være, at man har vedtaget faste procedurer for sygefraværssamtaler, men at man har erfaret, at der er enkelte arbejdspladser (afdelinger, p-nr. eller lign), hvor disse ikke gennemføres, som det er tiltænkt, og at ansøger derfor vurderer, at det er relevant at gøre en særlig indsats for at sikre, at f.eks. personalelederne på de relevante arbejdspladser bliver endnu bedre rustet til at håndtere samtalen med den sygemeldte. Er det tilfældet, beskriver ansøger, hvad og hvordan de påtænker at arbejde med netop dette og gør rede for, hvad de søger midler til i den forbindelse.

Processtøtte og evaluering

Projekter, der opnår støtte fra puljen vil modtage ekstern støtte fra STAR til opstart og implementering af indsatsmodellen, herunder:

• Opstartsmateriale
• Opstartsworkshop
• Deltagelse på netværksmøder.

NFA og STAR gennemfører en evaluering af projekterne, som iværksættes i 2022.

Projektets succeskriterier

Der er opstillet følgende succeskriterier for puljen:

1. Arbejdspladsen implementerer indsatsmodellen.
2. Det gennemsnitlige sygefravær nedbringes på arbejdspladsen.
3. De afdelinger, der er udvalgt til en særlig målrettet forebyggelsesindsats oplever fald i sygefraværet.

Kriterier for tildeling af tilskud

Der vil i vurderingen af ansøgningerne blive lagt vægt på følgende kriterier:

• Har offentlige arbejdspladser inden for et af de udvalgte arbejdsområder, og at der specifikt på det lokale niveau er en dokumenteret udfordring med højt sygefravær eller et særligt udsat arbejdsmiljø.
• At det er velbeskrevet, hvordan der bliver og vil blive arbejdet med at nedbringe sygefravær i relation til de fem kerneelementer.
• At det er velbeskrevet om og hvordan COVID-19 har påvirket og eventuelt fortsat påvirker arbejdet med at nedbringe sygefravær i relation til de fem kerneelementer.

For ansøgere, der har modtaget midler fra Sygefravær på offentlige arbejdspladser I eller II, er det afgørende, at der er tale om nye initiativer samt at det fremgår tydeligt, hvordan den nærværende ansøgning adskiller sig fra tidligere Sygefravær på offentlige arbejdspladser -projekter.

Forpligtelser ved deltagelse

Ansøger forpligter sig ved deltagelse i projektet til at:

• Indgå og forankre puljeaftalen på højeste ledelsesniveau i arbejdsområdet, f.eks. hos forvaltningsledelsen i kommunen.
• Sikre implementeringen af kerneelementer i organisationen ud fra de konkrete rammer, der er fastlagt i indsatsmodellen, herunder udvælgelse af et antal afdelinger/arbejdspladser, der skal have en særlig fokuseret forebyggelsesindsats.
• Deltage i opstarts- og processtøtteaktiviteter som led i projektet.
• Bidrage som led i monitorering af projektets implementering med registrering af aktiviteter mv.
• Forankre og sprede viden og erfaringer fra projektet i organisationen.
• Sikre målrettet arbejde med indsatsen med fokus på varig forankring og forandring ved at prioritere indsatsen efter projektets løbetid.
• Bidrage til en afsluttende evaluering, herunder løbende monitorering.
• Efterleve styrelsens retningslinjer vedrørende ansvar for databehandling, som findes på siden Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet.

Tilskudsberettigede udgifter

Der kan søges om tilskud til følgende udgiftsposter:

• Løn, herunder til medarbejdere i f.eks. sygefraværskoordinationen, samt frikøb af medarbejdere til kompetenceudvikling ud over 5 hele kursusdage, der knytter sig til fokuseret forebyggelse.
• Transport i forbindelse med sygefraværskoordinationens møder ude på de enkelte enheder.
• Kompetenceudvikling til ledere og medarbejdere, der knytter sig til et eller flere af kerneelementerne.
• Ekstern konsulentbistand (Særlig viden om sygefravær, data mv.).
• Forplejning i forbindelse med kompetenceudvikling.
• Revision

Styrelsens budgetskabelon skal anvendes, og budgettet skal indeholde fyldestgørende noter til budgetposterne. I budgetskabelonen fremgår det, hvordan budgettet skal udfyldes korrekt med noter. Se desuden guide til budgetlægning, som findes her:

Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet

Vær opmærksom på at der skal indsættes budget for den samlede projektperiode samt de enkelte år i perioden.

Lønniveauet skal som udgangspunkt svare til lønninger for sammenligneligt arbejde inden for staten. Et overblik over gennemsnitslønninger i staten, fordelt på funktioner, findes på nedenstående link:

Lønoverblik til lokale lønforhandlinger i staten

Der kan ikke ydes økonomisk støtte til rådgivning om, hvordan de enkelte arbejdspladser kan opfylde lovgivningens krav. Det betyder, at der f.eks. ikke kan ydes støtte til rådgivning om, hvordan en arbejdsplads kan efterkomme afgørelser og påbud fra Arbejdstilsynet.

Der er krav om, at der på den enkelte arbejdsplads arbejdes målrettet med indsatsen med henblik på en varig forankring og forandring.

Krav om afrapportering

Der stilles krav om indsendelse af statusrapport i forbindelse årsskifte 22/23.

Efter projektets afslutning skal der indsendes en slutrapport sammen med et regnskab for hele projektperioden.

Skabeloner for slutrapporter kan hentes på siden Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet.

Krav til regnskab

Der stilles krav om indsendelse af halvårlige delregnskaber forud for udbetaling af tilskud samt et endeligt regnskab for hele projektperioden senest tre måneder efter projektperiodens afslutning.

Afhængig af tilskuddets størrelse, skal det endelige regnskab være revisorpåtegnet (ved tilskud over 500.000 kr.) eller ledelsespåtegnet (ved tilskud under 500.000 kr.).

Regnskabet skal modsvares af udgiftsposterne i det godkendte budget. Nedenstående budget- og regnskabsskabelon skal anvendes ved indsendelse af regnskaber.

Frister for indsendelse af regnskaber vil fremgå af tilsagnsbrevene.

Udbetaling

Tilskuddet vil blive udbetalt bagudrettet på baggrund af de indsendte regnskaber.

Ansøgningsfrist og indsendelse af ansøgning

Ansøgninger skal sendes til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering via styrelsens tilskudsportal senest fredag den 14. januar 2022 kl. 12:00.

Ansøgninger, der sendes efter dette tidspunkt, vil blive afvist.

Tilskudsportalen til puljeansøgninger

Til brug for ansøgningen, skal styrelsens skabeloner anvendes

Der kan forventes svar på ansøgningen ultimo februar 2022.

Spørgsmål og svar

Spørgsmål og svar til puljen vil blive offentliggjort på denne side.

Spørgsmål og svar om ansøger, ansøgerkreds og projekter

Spørgsmål og svar om kerneelement 5 - data

Spørgsmål og svar om økonomi