Opslag: Pulje til nedbringelse af sygefravær på offentlige arbejdspladser

Baggrund

Med aftalen om en ny ret til tidlig pension af 10. oktober 2020 besluttede regeringen sammen med aftalepartierne at afsætte en samlet ramme på 30 mio. kr. årligt i 2022-2024 til at forebygge sygefravær og tidlig nedslidning på risikoarbejdsområder inden for den offentlige sektor. Med aftalen blev puljen en videreførelse af den eksisterende pulje ”Sygefravær på Offentlige Arbejdspladser” (SOA), der blev oprettet som del af Ledelses- og Kompetenceaftale mellem den tidligere VLAK-regering, KL og Danske Regioner i 2019.

Puljen skal understøtte, at udvalgte offentlige arbejdspladser får midler til målrettet og systematisk at videreudvikle den sygefraværsindsats, de allerede har i dag samt forebygge nedslidning generelt gennem projektet ”Sygefravær på offentlige arbejdspladser”.

Udmøntningen af puljen sker med udgangspunkt i en indsatsmodel. Indsatsmodellen rammesætter en sammenhængende indsats, der skal understøtte nedbringelsen af sygefraværet på de offentlige arbejdspladser, som modtager midler fra puljen. Modellen omfatter både det faglige indhold i en sygefraværsindsats samt organisatoriske og ledelsesmæssige forhold.

I udviklingen af indsatsmodellen er der lagt vægt på at inddrage de parter, som har konkrete erfaringer og viden inden for nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor. Indsatsmodellen er derfor udarbejdet med input fra forskere, praktikere og organisationer, der arbejder med de brancher, som indsatsen er målrettet til: Repræsentanter fra offentlige arbejdspladser i kommuner, regioner og stat, KL, Danske Regioner, Medarbejder- og Kompetencestyrelsen, Arbejdstilsynet, Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering og Deloitte.

Målgruppe

Målgruppen for puljen er offentlige arbejdspladser inden for udvalgte arbejdsområder i stat, regioner og kommuner.

Formål

Puljen har til formål at nedbringe sygefraværet på offentlige arbejdsområder med et højt sygefravær eller hvor arbejdsopgaverne gør, at arbejdsmiljøet er særligt belastet. Puljen skal således understøtte målrettet og systematisk arbejde med nedbringelse af højt sygefravær.

Ansøgerkreds

Følgende arbejdsområder inden for stat, regioner og kommuner kan søge midler fra puljen:

• Beredskab (stat, regioner og kommuner)
• Erhvervsskoler (stat)
• Fængsler (stat)
• Politi (stat)
• Hospitaler (regioner)
• Psykiatri (regioner)
• Døgninstitutioner (regioner og kommuner)
• Daginstitutioner (kommuner)
• Undervisning (kommuner)
• Ældreplejen (kommuner)

Arbejdsområderne er udvalgt med udgangspunkt i de brancher med mange ansatte i den offentlige sektor, som har mest sygefravær, jf. opgørelsen ”Deskriptiv analyse af lønmodtagernes sygefravær i Danmark – belyst ud fra register- og spørgeskemadata” (NFA, 2017). Brancherne er også blandt de brancher med mange offentligt ansatte, der har den største andel af lønmodtagere, som falder inden for belastningsindekset for psykisk arbejdsmiljø og muskelskeletbesvær i 2018 (NFA, 2019).

Med udgangspunkt i de udvalgte arbejdsområder vil ansøger typisk være en større statslig, regional eller kommunal enhed. Det kan f.eks. være det samlede område for skole- og dagtilbud i en kommune eller et hospital på det regionale område. På det statslige område vil ansøger være f.eks. en styrelse eller større statslige enheder med underenheder placeret flere steder på tværs af landet.

Der kan tildeles midler til arbejdspladser og dertilhørende medarbejdergrupper inden for de udvalgte arbejdsområder. Alle medarbejdergrupper vil således kunne blive inkluderet i projektet, hvis de er ansat inden for det arbejdsområde, som er omfattet af puljen.

Projektperiode

Projekterne skal gennemføres inden for perioden den 1. november 2024 til og med den 31. oktober 2026.

Projekter, der får tilsagn fra puljen skal have en varighed på mindst 1,5 år og højest 2 år regnet fra projektperiodens start den 1. november 2024.

Projektets indsatsmodel og kerneelementer

Udmøntningen af puljen tager udgangspunkt i en indsatsmodel. Ansøgere, som opnår tilskud fra puljen, skal implementere indsatsmodellen beskrevet i nedenstående bilag. Indsatsmodellen skal implementeres med udgangspunkt i den sygefraværsindsats, de udvalgte offentlige arbejdspladser allerede har i dag.

Indsatsmodel til nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor (pdf)

Grundlag for indsatsmodellen

Der er i forskningen påvist en tæt sammenhæng mellem ledelse, trivsel og sygefravær. Samtidigt viser effektstudier af indsatser, der skal nedbringe sygefravær, at ledelsesforankring er afgørende for en succesfuld indsats. Herudover er det en forudsætning for at få nedbragt sygefraværet på en arbejdsplads, at der er et tæt samarbejde med medarbejderne på arbejdspladsen om dette. Disse indsigter skal ses i sammenhæng med erfaringerne fra de offentlige arbejdspladser, der har arbejdet med strukturerede sygefraværsindsatser: Indsatsen virker bedst, når ledelsen har et fast vidensmæssigt og organisatorisk fundament at stå på samt har adgang til vejledning og støtte vedrørende håndtering af sygefraværsproblematikker.

Puljens indsatsmodel er på den baggrund bygget op om fem kernelementer.

De fem kerneelementer hænger tæt sammen og skal bidrage til at skabe en sammenhængende indsats, der understøtter, at sygefraværet forebygges, sygemeldte medarbejdere fastholdes og sygefraværet reduceres.

Mange arbejdspladser arbejder allerede med en eller flere af kerneelementerne i indsatsmodellen. Der er derfor mulighed for at søge midler til udvikling og indsats inden for det eller de kerneelementer, hvor arbejdspladsen har en særlig udfordring eller udviklingspotentiale i forhold til sygefraværet. Hvis et kerneelement allerede er implementeret og fungerer efter hensigten, skal det beskrives i ansøgningen.

I forbindelse med ansøgningen er det derfor vigtigt at give et ”serviceeftersyn” til de kernelementer, man allerede arbejder med, så det sikres, at de har den rette kvalitet og løbende udvikles og vedligeholdes.

På mange arbejdspladser kan et eller flere kerneelementer have navne eller betegnelser, der afspejler den konkrete kontekst og kultur på det pågældende arbejdsområde. Disse ansøgere kan med fordel vælge at fastholde de eksisterende navne eller betegnelser i deres ansøgning og projektperiode.

Nedenfor beskrives indsatsmodellen og de fem kerneelementer Sygemelding, Forebyggelse, Sygefraværskoordination, Organisering og Data overordnet. Indsatsmodellen er udfoldet i ovenstående link (Indsatsmodel til nedbringelse af sygefravær i den offentlige sektor).

To kerneelementer i indsatsmodellen handler om den konkrete sygefraværsindsats på arbejdspladserne (øverste to bokse i figuren):

• Sygemelding. Formålet med kerneelementet er at skabe en ensartet og hensigtsmæssig håndtering af sygemeldinger, der giver medarbejderne tryghed og klarhed om forventninger og procedurer, når de melder sig syge. Kerneelementet har desuden til formål at sikre bedre fastholdelse og tilbagevenden til arbejdspladsen blandt sygemeldte medarbejdere. Fokus her er altså den enkelte medarbejders sygefraværsforløb, samt hvordan ledelsen kan skabe de bedste rammer om dette.
• Forebyggelse. Formålet med kerneelementet er at adressere og forebygge problemer i medarbejdernes fysiske og psykiske arbejdsmiljø samt styrke medarbejdernes arbejde med at løse deres kerneopgave. Kerneelementet skal særligt sikre, at den forebyggende indsats fokuserer tydeligt på at nedbringe aktuelt sygefravær og afværge kendte risikofaktorer i arbejdsmiljøet.

Det tredje kerneelement (cirklen i midten af figuren) er den faglige og ressourcemæssige drivkraft i sygefraværsindsatsen:

• Sygefraværskoordination. Formålet med kerneelementet er at sikre faglige kompetencer, ressourcer og fokus i den samlede sygefraværsindsats på arbejdspladsen. Hovedopgaven er således at være faciliteterne eller udførende i de forebyggende indsatser, yde rådgivning til ledere om håndtering af sygefravær samt understøtte den samlede modelimplementering.

To yderligere kerneelementer skal sikre et ledelsesmæssigt fundament for en vellykket implementering af sygefraværsindsatsen (nederste to bokse i figuren til højre):

• Organisering. Formålet med kerneelementet er at sikre, at sygefraværsindsatsen defineres, implementeres og forankres med entydig ansvarsfordeling på tværs af ledelsesstrengen (fra øverste administrative leder) med med-arbejderinddragelse på arbejdspladsen. Dette gøres gennem et beslutningsdygtigt forum, der enten kan etableres og forankres i projektperioden eller være et eksisterende forum, der opfylder kerneelementets kriterier for bred repræsentation.
• Data. Formålet med kerneelementet er at sikre en systematisk og aktiv anvendelse af data. Fokus er at skabe overblik over relevant data samt sikre, at data anvendes til at målrette og kvalificere indsatsen.

Som figuren med de fem kerneelementer viser, hænger kerneelementerne tæt sammen på tværs med sygefraværskoordinationen som den drivende kraft i midten. Indsatsmodellen lægger dermed op til, at alle kerneelementer implementeres i en sammenhængende indsats, da det er samspillet mellem kerne-elementerne, der skal skabe den fulde effekt.

Processtøtte og evaluering

Tidligere runder af puljen evalueres, men I denne runde vil projekternes slutrapporter blive anvendt til erfaringsopsamling.

Processtøtte

Projekter, der opnår støtte fra puljen modtager ekstern processtøtte fra STAR til opstart og implementering af indsatsmodellen, f.eks.:

• Opstartsmateriale
• Opstartsworkshop
• Netværksmøder

Projektets succeskriterier

Der er opstillet følgende succeskriterier for puljen:

1. Arbejdspladsen implementerer indsatsmodellen.
2. Det gennemsnitlige sygefravær nedbringes på arbejdspladsen.
3. De afdelinger, der er udvalgt til en særlig målrettet forebyggelsesindsats oplever fald i sygefraværet.

Kriterier for tildeling af tilskud

Der vil i vurderingen af ansøgningerne blive lagt vægt på følgende kriterier:

• Ansøger har offentlige arbejdspladser inden for et af de udvalgte arbejdsområder, og at der specifikt på det lokale niveau er en dokumenteret udfordring med højt sygefravær eller et særligt udsat arbejdsmiljø.
• Det er velbeskrevet i ansøgningen, hvordan der bliver og vil blive arbejdet med at nedbringe sygefravær i relation til de fem kerneelementer i indsatsmodellen, samt hvordan indsatsen forankres efter endt projektperiode.
• Ansøgere, der tidligere har modtaget midler fra puljen, søger om midler til nye initiativer samt beskriver tydeligt, hvordan den nærværende ansøgning adskiller sig fra ansøgers tidligere Sygefravær på offentlige arbejdspladser - projekter.

Der tilstræbes en vis spredning blandt tilskudsmodtagernes arbejdsområder i forbindelses med tildeling af tilskud.

Krav til ansøgningen

De ansøgere, der modtager midler fra puljen, skal sikre implementering af de fem kerneelementer i projektperioden. Ansøgningen skal derfor beskrive, hvordan der allerede arbejdes med hvert af de fem kernelementer og kort beskrive i hvilket omfang, de er implementeret. Det betyder, at der for hvert kerneelement i ansøgningen skal være en kort beskrivelse af følgende:

• Hvad ansøger har arbejdet med/implementeret inden for kerneelementet?
• Hvordan det fungerer, herunder: Hvad fungerer godt? Hvad fungerer mindre godt? Er der behov for udviklingen på kerneelementet?
• Hvad er fokus fremadrettet? Søges der midler til kerneelementer og i så fald, til hvad?

Eksempel: Sygemelding

Ansøger kan her tage stilling til om arbejdspladsen f.eks. har opstillet ensartede, overskuelige og hensigtsmæssige retningslinjer for håndtering af, dels hvad leder skal gøre, og dels hvad medarbejder kan forvente og selv skal gøre i forbindelse med en konkret sygemelding. Hvis der allerede er sådanne retningslinjer, hvilket der er på rigtig mange arbejdspladser, f.eks. i form af en sygefraværspolitik skal disse overordnet beskrives, og ansøger skal vurdere, om de fungerer efter hensigten - eller om der f.eks. er dele af dem, det kniber med at få implementeret på alle arbejdspladser.

Det kan f.eks. være, at man har vedtaget faste procedurer for sygefraværssamtaler, men at man har erfaret, at der er enkelte arbejdspladser (afdelinger, p-nr. eller lign), hvor disse ikke gennemføres, som det er tiltænkt, og at ansøger derfor vurderer, at det er relevant at gøre en særlig indsats for at sikre, at f.eks. personalelederne på de relevante arbejdspladser bliver endnu bedre rustet til at håndtere samtalen med den sygemeldte. Er det tilfældet, beskriver ansøger, hvad og hvordan de påtænker at arbejde med netop dette og gør rede for, hvad de søger midler til i den forbindelse.

Forpligtelser ved deltagelse

Ansøger forpligter sig ved deltagelse i projektet til at:

• Forankre indsatsmodellen på højeste ledelsesniveau i arbejdsområdet, f.eks. hos forvaltningsledelsen i kommunen.
• Sikre implementeringen af kernelementer i organisationen ud fra de konkrete rammer, der er fastlagt i indsatsmodellen, herunder udvælgelse af et antal afdelinger/arbejdspladser, der skal have en særlig fokuseret forebyggelsesindsats samt forankring af beslutningsdygtigt forum.
• Forankre og sprede viden og erfaringer fra projektet i organisationen.
• Sikre målrettet arbejde med indsatsen med fokus på varig forankring og forandring ved at prioritere indsatsen efter projektets løbetid.
• Efterleve styrelsens retningslinjer vedrørende ansvar for databehandling, som findes via følgende link:

Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet

•  Bidrage som led i monitorering af projektets implementering med registrering af aktiviteter, sygefravær mv. og besvarelser af spørgeskemaer på leder-, medarbejder- og projektlederniveau.
• Deltage i STARs opstarts- og processtøtteaktiviteter med relevante medarbejdere.

Tilskudsberettigede udgifter

Der kan søges om tilskud til følgende udgiftsposter:

• Løn, herunder til medarbejdere i f.eks. sygefraværskoordinationen, samt frikøb af medarbejdere til kompetenceudvikling ud over 5 hele kursusdage, der knytter sig til fokuseret forebyggelse.
• Transport i forbindelse med sygefraværskoordinationens møder ude på de enkelte enheder.
• Kompetenceudvikling til ledere og medarbejdere, der knytter sig til et eller flere af kerneelementerne.
• Ekstern konsulentbistand (Særlig viden om sygefravær, data mv.) til f.eks. kompetenceudvikling, analyser, udvikling af sygefraværsdata mv.
• Forplejning i forbindelse med kompetenceudvikling.
• Kommunikation og formidling af sygefraværsindsatsen i mindre omfang.
• Revision.

Styrelsens budgetskabelon skal anvendes, og budgettet skal indeholde fyldestgørende noter til budgetposterne. I budgetskabelonen fremgår det, hvordan budgettet skal udfyldes korrekt med noter. Se desuden guide til budgetlægning, som findes her:

Vejledninger, retningslinjer og skabeloner til ansøgningspuljer på beskæftigelsesområdet

Vær opmærksom på at der skal indsættes budget for den samlede projektperiode.

Lønniveauet skal som udgangspunkt svare til lønninger for sammenligneligt arbejde inden for staten. Et overblik over gennemsnitslønninger i staten, fordelt på funktioner, findes på nedenstående link:

Lønoverblik til lokale lønforhandlinger i staten

Der kan ikke ydes økonomisk støtte til rådgivning om, hvordan de enkelte arbejdspladser kan opfylde lovgivningens krav. Det betyder, at der f.eks. ikke kan ydes støtte til rådgivning om, hvordan en arbejdsplads kan efterkomme afgørelser og påbud fra Arbejdstilsynet.

Krav om afrapportering

Tilskudsmodtagere er forpligtede til at deltage i løbende monitorering.

Efter projektets afslutning stilles der krav om indsendelse af slutrapport sammen med slutregnskab for hele projektperioden.

Krav til regnskab

Der stilles krav om indsendelse af årlige delregnskaber forud for udbetaling af tilskud samt et endeligt regnskab for hele projektperioden senest tre måneder efter projektperiodens afslutning.

Afhængig af tilskuddets størrelse, skal det endelige regnskab være revisorpåtegnet (ved tilskud over 1.000.000 kr.) eller ledelsespåtegnet (ved tilskud under på 1.000.000 kr. og derunder).

Regnskabet skal modsvares af udgiftsposterne i det godkendte budget. Nedenstående budget- og regnskabsskabelon skal anvendes ved indsendelse af regnskaber.

Frister for indsendelse af regnskaber vil fremgå af tilsagnsbrevene.

Udbetaling

Tilskuddet vil blive udbetalt bagudrettet på baggrund af de indsendte regnskaber.

Ansøgningsfrist og indsendelse af ansøgning

Ansøgninger skal sendes til Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering via styrelsens tilskudsportal senest mandag den 16. september 2024 kl. 12:00. Ansøgninger, der sendes efter dette tidspunkt, vil blive afvist.

Tilskudsportalen til puljeansøgninger

Ved indsendelse af ansøgninger skal følgende skabeloner anvendes:

Ansøgningsskema (Word)

Budgetskema (Excel)

Spørgsmål kan stilles til Ulrikka Lodberg Sletten på usl@star.dk eller telefon nr. 72 22 36 43 eller til Jonathan Rosendahl Iversen på jri@star.dk eller telefon nr. 72 22 36 76.

Der kan forventes svar på ansøgningen i oktober 2024.

Digitale informationsmøder om puljen

Der er afholdt to digitale informationsmøder af to timers varighed om puljen Sygefravær på Offentlige Arbejdspladser (SOA V). Møderne er holdt den 7. og 12. juni 2024.

Spørgsmål til møderne kan stilles til Ulrikka Lodberg Sletten, eller Jonathan Rosendahl Iversen (kontaktinformationer ovenfor).

Spørgsmål og svar

Spørgsmål og svar vedrørende ansøger, ansøgerkreds og projekter

Spørgsmål og svar vedrørende kerneelement 5 - data

Spørgsmål og svar vedrørende økonomi

Spørgsmål og svar vedrørende den løbende monitorering af projekter