Elektronisk sagsudveksling i sager om arbejdsløshedsforsikring

Hvis en a-kasse ændrer sin elektroniske sagsudvekslingsadresse, skal a-kassen straks meddele den nye adresse til Center for Klager om Arbejdsløshedsforsikring (CKA).

Både a-kasserne og CKA har interesse i, at det udvekslede materiale er af høj og ensartet kvalitet, da det fremmer sagsbehandlingen hos begge parter. Det er herunder vigtigt, at det sikres, at de vedhæftede filer er læsbare.

Det er derfor nødvendigt, at a-kassen følger visse fastsatte retningslinjer for sagsudvekslingen.

Hver sag må kun indeholde oplysninger om det medlem, der skal have sin sag behandlet i CKA.

Når a-kassen udfylder emne- og tekstfelterne skal nedenstående retningslinjer følges:

Sådan udfyldes emnefeltet

I emnefeltet skal der stå en af følgende fire sagstyper:

• Klagesag
• Klagesag med tilbagebetaling
• Forespørgsel
• Dispensationssag

Emnefeltet må ikke indeholde fortrolige oplysninger, som fx medlemmets navn eller cpr.nr. Det skyldes, at oplysningerne i emnefeltet ikke krypteres.

Sådan udfyldes tekstfeltet

I tekstfeltet skal der som minimum være følgende oplysninger:

• Medlemmets navn
• Medlemmets cpr.nr. 
• Evt. journalnummer
• Klage over a-kassens afgørelse om...
• A-kassens navn
• Sagsbehandlerens navn og direkte telefonnummer

Vedhæftede filer

For at en elektroniske sagsudveksling fungerer optimalt, er det nødvendigt, at a-kasserne angiver de elektroniske filer individuelt og i rækkefølge.

Navngivning

Det er vigtigt, at de vedhæftede filer er navngivet på en let forståelig måde, da dette letter sagsbehandlingen meget. Der skal være påført extensions (efternavn) ved navngivning af filer, fx "doc" ved et word-dokument og "tif" ved et scannet dokument.

Eksempler på navngivning af filer kan være:

• Oversendelsesbrev af [dato] med bilagsliste
• Medlemmets klage af [dato]
• A-kassens afgørelse af [dato]
• Ledighedserklæring af [dato]
• Oplysning af arbejdsgiver af [dato]
• Dagpengekort fra [dato] til [dato]

Ved navngivning af filer kan der anvendes forkortelser. 

Flettefiler og makroer

Word-filer mv. skal være renset for makroer, da filerne ikke må indeholde automatiske brevdatoer, flettefiler eller andre makroer, der ændres efter de er sendt.

Vi anbefaler derfor, at a-kasserne fortrinsvist oversender som PDF-filer, medmindre det er nødvendigt med andre formater.

Filtyper

De vedhæftede filer skal som udgangspunkt være af følgende typer:

• .tif (til scannede dokumenter)
• .doc (Word)
• .docx (Word)
• .docm (Word)
• .xls (Excel)
• .xlsx (Excel)
• .txt (alm. tekst)
• .pdf (til scannede dokumenter)