Spring over hovedmenu

Pga. coronavirus (COVID-19) skal hjemmesidens indhold p.t. læses i sammenhæng med de coronarelaterede temaer og nyheder:

Forsiden af star.dk

Spring over venstremenu

Spørgsmål og svar om VITAS

Styrelsen modtager løbende spørgsmål om VITAS som samles, drøftes og besvares. Læs her de hyppigst stillede spørgsmål.

Hvorfor kan der være forskel på antallet af ansatte i opgørelsen af rimelighedskravet og merbeskæftigelseskravet?

10-07-2020

Årsagen til, at der kan være forskel i antallet af ansatte i opgørelsen til hhv. rimelighedskravet og merbeskæftigelseskravet er, at støttede personer fratrækkes antallet af ansatte i virksomheden. For private virksomheder opgøres merbeskæftigelseskravet på CVR-niveau, mens rimelighedskravet opgøres på P-niveau.

Når de støttede personer fratrækkes, er det på basis af indtastningerne i de kommunernes sagsbehandlingssystemer. Hvis en aktivitet er registreret på et p-nummer, der ikke er eksisterende, mens cvr-nummeret er korrekt, vil aktiviteten blive fratrukket på cvr-nummer niveau, men ikke på p-nummer niveau.

 

Hvordan registreres progression i timetallet i virksomhedspraktik?

25-02-2020

Der er i VITAS for nuværende ikke mulighed for at håndtere en løbende stigning i timetallet. Det er ikke fastsat i lovgivningen, hvorvidt der skal oprettes en ny bevilling i VITAS, hver gang timetallet under et virksomhedspraktikforløb ændres.

I de tilfælde, hvor der forud for etableringen af et praktikforløb kan forventes, at der under forløbet vil ske en stigning i timetallet, er der mulighed for at anføre det forventede slut-timeantal (dvs. det maksimale timeantal, som borgeren forventes at komme op på). Dette forudsætter, at der samtidig i bemærkningsfelterne også beskrives hvilket timeantal, der startes med og den forventede progression i timetallet under forløbet.

Alternativet til denne mulighed er, at der laves en ny bevilling hver gang timeantallet ændrer sig under en praktik.

Kan bevillinger om mentor, hjælpemiddel og personlig assistance, der er oprettet i VITAS, automatisk findes i fagsystemerne?

30-01-2020

Nej, ikke lige nu. Det er de kommunale it-leverandører, som skal integrere VITAS-data til fagsystemerne. Denne integration er der ikke lige nu. Sagsbehandler skal således p.t. selv oprette bevillingen i eget fagsystem.

STAR udstiller alle data fra VITAS, som fagsystemerne kan hente til integration fra VITAS til fagsystemet.

Bliver borgeren adviseret om et mentorforløb, personlig assistance eller et hjælpemiddel, når bevillingen oprettes i VITAS?

29-01-2020

VITAS adviserer ikke borgeren direkte om, at der er bevilget en mentor eller et hjælpemiddel. Når bevillingen er oprettet i det kommunale fagsystem sendes der oplysninger om indholdet af bevillingen til borgerens Min Plan på Jobnet. Her vil der således fremgå oplysninger om bevilling af mentor, hjælpemidler og personlig assistance.

Der skal sendes en afgørelse til borgere, hvis de er part i sagen. Jobcentermedarbejderen skal selv sørge for at der sendes en afgørelse – oftest med digital post – til borgeren.

Kan virksomheden se hele bevillingen på mentor, hjælpemidler og personlig assistance, når denne går ind i VITAS via linket fra e-mailen?

29-01-2020

Virksomheden kan se hele bevillingen bortset fra beskrivelse af funktionsnedsættelsen, som er blændet af for virksomheden af hensyn til risikoen for, at der kan stå personfølsomme oplysninger.

Hvis borgeren er registreret som havende skjult adresse er dette også blændet af for virksomheden på bevillingssiden.

Hvorfor bliver bevillingen ikke sendt til borgeren før den bliver sendt til virksomheden?

29-01-2020

Når jobcentermedarbejderen har oprettet en bevilling på personlig assistance i VITAS sendes den først til virksomhedens godkendelse og dernæst til borgerens godkendelse.

Borgeren er den sidste, som godkender bevillingen, fordi borgerens godkendelse først er relevant, når der foreligger en bevilling, som både jobcenter og virksomhed er enige om kan indfris. Der er således tale om en endelig godkendelse fra borgerens side. Det må forventes, at jobcentermedarbejderen har inddraget borgeren i rammerne for bevillingen undervejs, således at det sikres, at den endelige bevilling lever op til borgerens behov.

For hjælpemidler skal borgeren ikke godkende den endelige bevilling.

Skal der indhentes samtykke fra borgeren, før der oprettes en bevilling i VITAS? Og i så fald skal de gøre dette via deres fagsystem?

29-01-2020

Der skal ikke indhentes samtykke fra borgeren, når jobcentermedarbejderen benytter borgerens CPR-nummer til at oprette en bevilling i VITAS, fordi det sker som led i jobcentrets behandling af en bevilling.

Når en virksomhed indtaster en borgers CPR-nummer i VITAS, skal virksomheden erklære, at denne har samtykke fra borgeren til at indtaste CPR-nummeret i denne konkrete sammenhæng.

Hvem er klageberettiget ved en bevilling på hjælpemidler?

29-01-2020

Det er som udgangspunkt borgeren, der kan klage over hjælpemidler af typen undervisningsmaterialer eller arbejdsredskaber, idet fuldmagten ophører, når bevillingen er foretaget.

Der kan – i sager hvor der anvendes partsrepræsentation – være aftalt andet i relationen mellem borgeren og virksomheden, der gør, at virksomheden kan klage. Virksomheden er altid part i sager om bevilling af hjælpemidler af typen arbejdspladsindretninger, og det er dermed virksomheden, der kan klage i disse tilfælde.

Kan borgeren fravælge at give fuldmagt til virksomheden som part?

29-01-2020

Ja, borgeren har ret til at fravælge at give fuldmagt til virksomheden. I sådanne tilfælde skal jobcentermedarbejderen gennemføre bevillingsdelen uden for VITAS. Hertil kan anvendes de felter, der eksisterer i VITAS. Disse kan printes fra VITAS og udfyldes og underskrives sammen med borgeren. Herefter indtastes bevillingen manuelt i det kommunale fagsystem.

STAR udgiver ultimo marts måned en vejledning til Kompensationsloven, hvor der også indgår vejledning herom.

For hjælpemiddelbevillinger i VITAS af typen arbejdsredskaber eller undervisningsmaterialer, skal borgeren afgive fuldmagt til en arbejdsgiver, der således bliver partsrepræsentant. Hvorfor det?

29-01-2020

Intentionen er, at VITAS er én indgang for virksomhederne til beskæftigelsesindsatsen. Det er derfor af hensyn til virksomhederne besluttet, at bevilling af alle typer af hjælpemidler skal foregå via VITAS – uanset hvem der er part i sagen. Dette er gjort for at gøre det mest overskueligt for virksomhederne.

Ankestyrelsens fortolkning af reglerne på området er, at det er borgeren og ikke virksomheden, der er part i sager om hjælpemidler af typen arbejdsredskaber eller undervisningsmaterialer. Da VITAS er et it-system, som alene henvender sig til virksomheder, må virksomheden agere part for borgeren i den korte periode, hvor hjælpemidlet bevilges. Derefter er det igen borgeren, der er part, og dermed borgeren, der kan klage over hjælpemidlet.

Virksomheden er fortsat part i sagen ved hjælpemidler af typen arbejdspladsindretning.

STAR har udarbejdet en skabelon til fuldmagt fra borger, som blev sendt til alle jobcentre d. 8. januar 2020.

Skabelonen findes under 'Vejledninger'.

Vejledninger til VITAS

STAR følger op på skabelonens udformning og justerer efter behov. Skabelonen findes også som bilag til vejledningen om Kompensationsloven. Alle kommuner er velkomne til at sende eventuelle kommentarer eller forslag til justeringer af skabelonen til star@star.dk.

En ansøgning om hjælpemidler skal behandles inden 4 uger fra det tidspunkt, hvor jobcentret modtager ansøgningen. Hvorfra tæller de 4 uger?

20-02-2020

De 4 uger tæller fra det tidspunkt, hvor jobcentret har modtaget en ansøgning om hjælpemiddel. Ansøgningen skal ikke være modtaget i VITAS, da der p.t. ikke kan indsendes ansøgninger om hjælpemidler. Det være sig fx på sms, e-mail eller brev m.v. Det er en konkret vurdering, hvornår der foreligger en ansøgning.

Hvorfor er der i VITAS krav om, at en medarbejderrepræsentant skal underskrive en praktikaftale, uanset hvor mange uger praktikken varer, når lovgivningen først kræver høring af medarbejderrepræsentant, når praktikken varer mere end 13 uger?

27-01-2020

En medarbejderrepræsentant skal høres i forhold til, om at der er:

1) Enighed om, at forholdstalskravet er opfyldt.

2) Enighed om etablering af praktikker, der varer mere end 13 uger (Hvis spørgsmålet ikke bliver stillet her, ville man i princippet skulle gennemføre høring igen, hvis en virksomhedspraktik forlænges, så den går over 13 uger.).

Høring af en medarbejderrepræsentant kan derfor ikke undlades ved praktikker, der oprettes med en varighed under 13 uger. Er der tale om enkeltmandsvirksomhed, er der naturligvis ikke høring af medarbejderrepræsentant.

Hvorfor tæller personer ansat i fleksjob ikke med, når der tælles ansatte i virksomheden i forhold til rimelighedskravet?

27-01-2020

Det fremgår fx af BAB § 83 stk. 3, at:

”Ved opgørelsen af antallet af ordinært ansatte medregnes alle beskæftigede, hvor antallet af fuldtids- og deltidsbeskæftigede og sæsonarbejdere skal opgøres som brøkdele af årsværk. Der skal dog ikke medregnes ansatte med offentligt tilskud og ansatte under 18 år”.

Da kommunen, iflg. LAB § 122, udbetaler fleksløntilskud til personer i fleksjob som supplement til den løn, der udbetales af arbejdsgiver, er dette at betragte som en ansat med offentligt tilskud, som iflg. ovennævnte ikke skal tælles med i forhold til ordinært ansatte.

Kan der dannes en pdf af en bevilling på de nye VITAS-ordninger vedr. mentor, hjælpemidler og personlig assistance?

15-01-2020

Der er ikke udviklet en knap, som danner en pdf af den samlede bevilling på de nye ordninger, ligesom der er for de gamle ordninger i VITAS. Det skyldes, at langt de fleste browsere (og alle de supporterede browsere) kan danne en pdf af skærmbilledet i VITAS.

Pdf af skærmbillede kan dannes ved:

  1. Stå på bevillingen i read only view i VITAS
  2. Åbn de faner i bevillingen, som du ønsker at printe i pdf. Vær opmærksom på at nogle faner kan indeholde personoplysninger, og potentielt også personfølesomme oplysninger. Det er fx fane 5 i hjælpemiddelbevillingen.
  3. Tryk Ctrl ”p” samtidig eller højreklik med musen og vælg ”Udskriv”: Hermed dannes printfunktionen
  4. Vælg destinationen 'Gem som pdf'
  5. Gem pdf-visningen på et sikkert drev – og vær opmærksom på om der sendes en pdf med personfølsomme oplysninger til aktører, som ikke bør modtage en sådan

Hvordan beregnes gennemsnit for antal fuldtidsforsikrede?

14-01-2020

Feltet 'Gennemsnit' bliver af VITAS beregnet som gennemsnit af de angivne måneder. 

Gennemsnit beregnes kun på de måneder, hvor der har været ansatte, dvs. hvor værdien er støtte end "0" (Hvis der er måneder ="0" fordi virksomhed eks. er nyopstartet eller fordi virksomheden ikke havde ansatte, bliver måneden ikke medtalt i gennemsnit)."

Hvis alle måneder har værdien "0", er gennemsnittet "0".

Kan man logge på VITAS med sit privat NemID?

Ja, det er muligt at logge på VITAS, hvis der til det private NemID er tilknyttet CVR-nummer.

Hvorfor kan der mangle oplysninger i en kladde, der sendes til en arbejdsgiver?

23-11-2016

VITAS gemmer først de indtastede oplysninger, når hele fanen er udfyldt. Det er muligt at starte en tom kladde, udfylde feltet ’Ansvarlig kontaktperson’ for ansøgningen og derefter sende den til arbejdsgiver. Hvis man ønsker, at ansøgningskladden skal gemme andre felter, der er udfyldt ifm. virksomhedssupport, skal man sørge for, at hele fanen udfyldes.

Kan en Virksomhed sende en ansøgning i VITAS, når forholdstallet ikke er opfyldt på ansøgningstidspunktet?

12-06-2017

Selv om en virksomhed ikke opfylder forholdstalskravet på ansøgningstidspunktet, kan virksomheden godt opfylde forholdstalskravet på starttidspunktet. Hvis det er tilfældet, registreres ansøgningen med en rød advarsel af VITAS. Arbejdsgiveren kan i feltet i 'Opsummeringsfanen' tilføje en bemærkning om, at forholdstallet er opfyldt på starttidspunktet. Virksomheden kan derefter vælge at indsende ansøgningen alligevel. Det gør han ved at krydse af i den dialogboks, som vises, når virksomheden klikker på 'Send'. Jobcentret modtager ansøgningen i VITAS jobcentermodul med den samme røde advarsel, samt arbejdsgiverens bemærkning. Jobcentret skal inden godkendelse af ansøgningen bekræfte, at forholdstalskravet er opfyldt på starttidspunktet. Når dette er bekræftet, viser VITAS automatisk en godkendelsesfane med et godkendelsesudkast nederst i ansøgningen.

Hvorfor er bevillingen ikke autogodkendt?

27-02-2017

Forudsætningen for automatisk godkendelse af en bevilling er, at ansøgningen er øremærket. Bevillinger, som er registreret ud fra en øremærket ansøgning, godkendes automatisk en gang i døgnet, normalt om natten, og bevillinger skifter status til godkendt, hvis startdatoen er indtruffet, når godkendelsesjobbet kører om natten. Hvis man opretter en bevilling i dag og tilbagedaterer startdatoen, autogodkendes den ved næste kørsel.

Hvorfor står der ’Pseudonym' og ikke navn, når der underskrives med NEMID i forbindelse med en medarbejder høring

21-12-2016

Når en medarbejderrepræsentants underskrift vises som 'Pseudonym', skyldes det, at brugeren aktivt har valgt at vedkommendes navn ikke skal vises. Det kan tillige skyldes at brugeren ikke har opgivet sit navn, ved oprettelse af NEMID. Man kan dog altid spore vedkommendes PID nummer til et cpr-nummer.

Jobcentret kan dog se navnet på vedkommende under kontaktinfo om medarbejderrepræsentanten i fanen ’Høring’. I sidste ende er det jobcentrets, vurdering, at det er rette person, der har underskrevet. De oplysninger som arbejdsgiver indtaster i felterne underskrives med en tro og love erklæring, så det må antages at oplysninger er korrekte.

Sidst opdateret: 10-07-2020