Data
Arbejd målrettet med at gøre data til et redskab, der kan omsætte tal til handling. Hav derfor fokus på at undersøge, om jeres sygefraværsdata dækker ledernes behov, og om der er brug for opkvalificering i at bruge og forstå data i hverdagen.
Kort om kerneelementet
Kerneelementet Data har til formål at sikre et ensartet og tværgående indblik i sygefravær og trivsel på arbejdspladsen samt at tilvejebringe et beslutningsgrundlag for udvikling af tiltag, og hvor der er behov for særlige indsatser.
Hvis du vil hente indsatsmodellen med en uddybende beskrivelse af kerneelementet, kan du finde det her:
Vil du blive klogere på, hvordan man implementerer sygefraværsindsatser? Så kan du finde anbefalinger fra implementeringsforskningen og tidligere indsatser på offentlige arbejdspladser her:
Data som redskab til at nedbringe sygefravær
"Nødvendig og præcis data er blevet tilgængelige i løbet af projektperioden. Leder kan nu selv trække data og bruge det aktivt, hvilket har gjort, at der er langt mere opfølgning nu. "
- Projektleder, Undervisning
-
Erfaringerne viser, at arbejdspladserne arbejder med at gøre data til et redskab, der kan omsætte tal til handling. Det vil sige, at data ikke blot er tal, der står alene, men har potentiale til at gøre en forskel, hvis det bruges aktivt i håndteringen af sygefravær. Arbejdspladserne har særligt gode erfaringer med at anvende data til:
- at identificere mønstre i medarbejderes sygefravær
- at give lederne et mere nuanceret indblik i medarbejdernes sygefravær og udviklingen af sygefraværet
- at blive anvendt som udgangspunkt for sygefraværssamtalerne
- at kommunikere sygefraværsdata ud i organisationen på forskellige måder med blik for modtagerne, fx at tale om fraværsdage per fuldtidsmedarbejder i stedet for sygefraværsprocent
Erfaringerne er gode, fordi arbejdspladserne oplever, at:
- data understøtter beslutninger om, hvilke tiltag der skal udvikles og igangsættes
- data styrker den forebyggende indsats ved at få øje på mønstre i sygefraværet
- data bidrager til en fælles forståelse blandt ledere og medarbejdere af udfordringer med sygefraværet
- nye måder at kommunikere sygefraværsdata skaber større ejerskab til indsatsen
Data som et redskab drejer sig derfor i høj grad om at arbejde med data forebyggende, hvor der bør være særligt fokus på udvikling af lokalt tilpassede tiltag.
Opdatering af sygefraværsdata
"Ingen brugte data før, de fik det bare. Vi har derfor fokuseret på brug af data og tilgængelighed med gode visuelle rapporter, men også en person, der kan hjælpe ledere med at oversætte data. Vores ledere opdagede, at deres opfattelser af deres medarbejderes sygefravær ikke var korrekt."
- Projektleder, Erhvervsskole
-
Som led i at gøre data til et brugbart redskab, fokuserer arbejdspladserne på at opdatere deres sygefraværsdata ved at revidere deres datasystem og datarapporter. De har gode erfaringer med at:
- Fokusere på, at lederne selv kan tilgå data og trække rapporter. Det giver for mange arbejdspladser bedst mening i den daglige drift, hvis lederne selv kan trække og selektere i data
- Målrette data til forskellige modtagere og niveauer i organisationen
- Øge fokus på de såkaldt langtidsfriske og udvikle data på denne medarbejdergruppe. Det er brugbart, da sygefravær ikke kun handler om de medarbejdere, der er syge, men ligeledes om de medarbejdere, der fortsat går på arbejde
- Forbedre den visuelle præsentation af data med det formål at gøre det mere forståeligt og overskueligt
Disse tiltag beskriver arbejdspladserne som gode, fordi de støtter lederne til at arbejde mere aktivt og forebyggende med data.
Kompetenceudvikling af ledere
"Vi har afholdt workshops for ledere, AMR og TR, hvor de er blevet klædt på til at bruge tallene aktivt. Så har de mødtes hver måned og set på sygefravær og brugt de nye rebskaber, de har fået. Der er opnået et fælles ansvar for at forstå og læse data, og det er noget, der drøftes nu også leder og medarbejder imellem, hvilket ikke har været tilfældet tidligere."
- Projektleder, Daginstitution
-
Arbejdspladserne har gode erfaringer med kompetenceudvikling af ledere, så de understøttes i at forstå data, da det er en forudsætning for at kunne bruge data aktivt som et rebskab i hverdagen.
Arbejdspladserne udvikler ledernes kompetencer i brug af data ved at:
- få eksterne eller interne datakonsulenter til at oversætte tallenes betydning til en hverdagskontekst
- udbyde kurser og workshops om brug af data
- udarbejde videovejledning om brug af datarapporter
Arbejdspladserne beskriver gevinsterne ved et fokus på ledernes brug og forståelse af data, som er:
- bedre opfølgning på sygemeldte medarbejdere
- at ledere kan se, hvad de kan bruge data til, og hvordan de kan handle på sygefraværsdata
- større organisatorisk indsats for at følge op på, hvordan ledere bruger data.
- større ejerskab til sygefraværshåndteringen hos lederne
Erfaringerne viser, at lederne er positivt indstillet overfor selv at kunne forstå og aflæse data og som resultat af dette, selv kan arbejde aktivt med tallene. Dette understøtter særligt den daglige sygefraværshåndtering og efterlevelse af organisationens sygemeldingsprocedurer.
Opmærksomhedspunkter
- Vær opmærksom på at aktiv brug af data indebærer både kvantitativ og kvalitativ data samt både sygefraværsdata og trivselsdata.
- Det er hensigtsmæssigt at lave en indledende undersøgelse af datatilgængelighed og – kvalitet, da arbejdspladsens datasystemer ikke altid er i stand til at udvikle og trække alt det ønskede data.
- Vær opmærksom på god forventningsafstemning på forskellige ledelseslag om, hvilken data der er tilgængelig, og hvad data skal bruges til.
- Forsinket og/eller forældet data, f.eks. datasystemer, der endnu ikke er blevet implementeret eller sygefraværsdata, der først er tilgængeligt for lederne flere måneder efter den periode, som data dækker over, kan gøre det svært at arbejde aktivt med data som et redskab i sygefraværshåndteringen.
- Manglende validering af data kan gøre det usikkert at arbejde aktivt med data. En forkert eller manglende registrering af sygemeldinger svækker validiteten af data, mens en korrekt og ensartet registreringspraksis øger validiteten og brugbarheden af data. Sygefraværsdata kan derfor med fordel tænkes sammen med arbejdet omkring sygemeldingsprocedurer.
Værktøjer
Data skaber fælles forståelse af sygefravær
Omsæt data til handling
Brug data forebyggende
Brug data som grundlag for forebyggende tiltag - eksempel fra Odense Kommune (pdf)