Forebyggelse

Arbejdspladserne har tidligere haft tendens til en bred tilgang til forebyggelse, hvor de samme tiltag bliver indført på tværs af organisationen. Dette gør arbejdspladserne op med, da arbejdet med fokuseret forebyggelse understøtter et målrettet fokus på udvalgte afdelingers lokale udfordringer. Gennem undersøgelser af årsagerne til sygefravær på de udvalgte afdelinger, opnår arbejdspladserne konkret viden om udfordringerne med sygefravær. Det er gennemgående, at de bruger denne viden aktivt til at udvikle forebyggende tiltag, der er målrettede og tilpassede den enkelte afdeling.

I implementeringen af de målrettede tiltag laver arbejdspladserne løbende justeringer, hvor der er særligt fokus på:

• At prioritere afdelinger med de største udfordringer ved at følge udviklingen i sygefraværet
• At sikre at afdelingerne er med til at definere indholdet
• At sygefraværskoordinationen støtter tiltagene ud fra afdelingens behov

Kerneelementet Sygefraværskoordination

En målrettet og lokalt tilpasset tilgang til forebyggelse viser sig mere virkningsfuld end arbejdspladsernes tidligere arbejde med forebyggelse. Der er særligt to greb, der viser sig afgørende for, at forebyggelse opnår en positiv effekt på den samlede sygefraværsindsats.

Arbejdspladsernes styrkede fokus på årsager til og udfordringer med sygefravær på de udvalgte afdelinger medfører større inddragelse og udvikling af TRIO-samarbejdet. TRIO er tæt på hverdagen og spiller en vigtig rolle i implementeringen af de forebyggende tiltag i det daglige arbejde. Det kræver derfor et godt TRIO-samarbejde, og disse tiltag understøtter derfor TRIO’ernes arbejde med sygefravær:

• Kompetenceudvikling, der styrker TRIO’s viden om og håndtering af sygefravær
• Kompetenceudvikling, der styrker samarbejdet i TRIO samt vidensdeling til kolleger
• Fast uddannelse til nye TRIO’er om samarbejde og håndtering af sygefravær
• Fast plan for TRIO samarbejde samt netværksmøder mellem TRIO’er for vidensdeling 

Arbejdspladserne har gode erfaringer med disse tiltag, fordi de skaber en bedre fælles forståelse mellem ledere og medarbejderrepræsentanter for, hvordan sygefravær skal håndteres i den enkelte afdeling. Dette samarbejde er afgørende for en vellykket implementering af sygefraværsindsatser, og det er derfor vigtigt, at der som led i organiseringen af indsatsen udarbejdes arbejdsgange, der sikrer systematisk medarbejderinddragelse. 

Kerneelementet Organisering

Arbejdspladsernes styrkede fokus på de udvalgte afdelingers årsager til og udfordringer med sygefravær medfører en mere aktiv brug af data i forebyggelsesarbejdet. Dette omhandler både data fra trivselsmålinger og sygefraværsrapporter, men også større brug af mere kvalitativ viden opnået gennem samtaler med ledere og medarbejdere.

Der er gode erfaringer med disse tiltag, hvor data får en aktiv rolle i forebyggelsesarbejdet:

• Udvikling af trivselsmåling eller arbejdspladsvurdering (APV), så det bliver lettere at opdage udfordringer i det fysiske og psykiske arbejdsmiljø.
• Brug af data til udvikling af forebyggende tiltag, der er tilpasset afdelingers behov.
• Tilbud om ledersparring om lokale udfordringer på baggrund af data.

Der er gode erfaringer med mere aktiv brug af data fra de udvalgte afdelinger, fordi arbejdspladserne oplever, at de forebyggende tiltag bygger mindre på en fornemmelse for problemerne og mere på et vidensgrundlag, der gør det nemmere at udvikle og kommunikere nye målrettede tiltag. Det er derfor afgørende at arbejde målrettet med data, for at opnå et godt grundlag for det forebyggende arbejde. 

Kerneelementet Data

Mange arbejdspladser oplever, at der er andre faktorer end højt sygefravær, som det er vigtigt at være opmærksom på, inden man udvælger en afdeling til en fokuseret forebyggelsesindsats. Arbejdspladserne har derfor gennemgående gode erfaringer med at udvælge afdelinger til den fokuserede forebyggelsesindsats gennem et tæt samarbejde med afdelingernes TRIO og aktiv brug af data, som giver et bredere indblik i afdelingernes udfordringer, inden de udvælges. 

Arbejdspladserne anbefaler derfor følgende overvejelser, når der udvælges afdelinger til en fokuseret forebyggelsesindsats:

• Antallet af udvalgte afdelinger bør ses i forhold til organisationens ressourcer og mulighed for god opfølgning og understøttelse i den enkelte afdeling. 
• Antallet af udvalgte afdelinger bør ses i forhold til kompleksiteten i de udvalgte afdelingers udfordringer med sygefravær.
• Afdelingers parathed til indsats bør spille ind i udvælgelsen. 

Parathed til en indsats kan hænge sammen med:

• Høj ledelses- og medarbejderomsætning
• Tillid og tryghed i afdelingen (social kapital)
• TRIO's samarbejde 
• Driftsmæssige vilkår (antal patienter, beboere, elever etc.)

Arbejdspladserne har gode erfaringer med at overveje flere faktorer, når de udvælger afdelinger, fordi det giver mulighed for at tilpasse indsatsen, så der er ressourcer til god opfølgning, sparring og implementeringsstøtte fra eksempelvis sygefraværskoordinationen og HR undervejs. 

Arbejdspladserne har gode erfaringer med at styrke kommunikationen og retorikken omkring sygefraværsindsatsen, så der skabes en kulturforandring gennem nye måder at tale om sygefravær og trivsel på. Der er særligt gode erfaringer med at skabe en fælles ramme, der bevæger sig inden for udsagnet: Sygdom er en privat sag, sygefravær er en fælles udfordring. Til at skabe en kulturforandring gennem styrket kommunikation har arbejdspladserne gode erfaringer med at:

• Formidle nyeste viden fra forskning om arbejdsmiljø, trivsel og sygefravær
• Inddrage de faglige organisationer som sparringspartnere
• Italesætte sygefraværets betydning for løsning af kerneopgaven
• Italesætte sygefraværets betydning for organisationen og de kolleger, der er fremmødte 
• Indarbejde den nye retorik i sygefraværssamtaler

Erfaringerne er gode, fordi arbejdspladserne oplever, at de har positiv effekt på:

• En mere åben og nuanceret dialog om sygefravær på alle lag i organisationen
• Muligheden for at tale om og arbejde med sygefravær før problemerne opstår
• Etablering af fælles forståelse af sygefravær, trivsel og arbejdsmiljø
• Håndtering af ledere og medarbejderes berøringsangst omkring sygdom og sygefravær

Det er derfor afgørende at arbejde målrettet med kommunikation under kerneelementet Organisering - både i forhold til kommunikationens forebyggende virkning og som understøttelse til implementering af sygefraværsindsatsen.

Arbejdspladserne har gode erfaringer med at tænke forebyggelse ind i sygefraværshåndteringen, hvilket ofte fører til videreudvikling af indholdet i samtalerne mellem ledere og medarbejdere. Arbejdspladserne har implementeret forskellige typer af samtaler ud over den lovpligtige sygefraværssamtale:

• Trivsels/omsorgssamtaler
• Check-in samtaler (gruppe eller individuelt)
• Kollegasamtale

Arbejdspladserne har gode erfaringer med forskellige typer samtaler, da de giver mulighed for at spotte problemerne, før de opstår og opnå konkret viden om udviklingen i medarbejdernes trivsel. På denne måde har arbejdspladserne haft fokus på, hvordan samtaler kan have en forebyggende effekt og ikke først bliver aktuelle, når sygefravær eller mistrivsel skal håndteres.

Arbejdspladserne oplever det derfor som vigtigt at tænke forebyggelse mere aktivt ind i deres arbejde med sygemeldingsprocedurer.

Kerneelementet Sygemelding