Spring til hovedindhold
Gå til forsiden
Spring over venstremenu

Organisering

Organisér jeres sygefraværsindsats, så den skaber det bedste fundament for implementering fra dag 1. Dette gør I gennem en klar rolle- og ansvarsfordeling i alle ledelseslag og systematisk inddragelse af TRIO og MED organisationerne.

Kerneelement-Organisering

Kort om kerneelementet

Kerneelementet Organisering har til formål at definere, implementere og forankre sygefraværsindsatsen. Det skal ske gennem systematisk medarbejderinddragelse og en entydig ansvarsfordeling i hele ledelsesstrengen. Konkret skal indsatsen forankres i et beslutningsdygtigt forum med bred repræsentation fra både ledelse og medarbejdere. En af forummets opgaver er at sætte et overordnet og realistisk mål for nedbringelse af sygefravær på hele arbejdspladsen samt tilpassede mål for de enkelte afdelinger.

Hvis du vil hente indsatsmodellen med en uddybende beskrivelse af kerneelementet, kan du finde den her:

Om indsatsmodellen

Vil du blive klogere på, hvordan man implementerer sygefraværsindsatser? Så kan du finde anbefalinger fra implementeringsforskningen og tidligere indsatser på offentlige arbejdspladser her: 

Anbefalinger til implementering

En klar ledelsesstreng

"Vi har udviklet en oversigt over ledelseskæden med kort beskrivelse af ansvar. Det har gjort det klart for os, hvem der har brug for hvilke informationer fx i forhold til sygefraværsdata. Men med oversigten fandt vi også ud af, hvem der havde brug for kursus i sygefravær og samtaler"

- Projektleder, Beredskab

 

  • Arbejdspladserne understreger vigtigheden af, at afdelingslederne bakker op og forpligter sig til indsatsen fra start. Det er afgørende for indsatsens effekt og forankring, at lederne er indstillet på at gøre tingene på en ny måde, og at det tydeligt fremgår, hvem der har hvilke roller og ansvar. Der er derfor særligt gode erfaringer med at implementere dette ved at:

    • Afdække ledelseskæden på tværs af ledelseslag
    • Udarbejde en oversigt i samarbejde med TRIO, der beskriver ledelseskæden og dertilhørende roller og ansvar i sygefraværsindsatsen
    • Kommunikere oversigten til pågældende ledere

    Erfaringer er gode, fordi de har haft positiv effekt på:

    • Lederes bevidsthed om egen rolle og ansvar
    • Mere målrettet kompetenceudvikling, da afdækningen har gjort det tydeligt, hvem der har brug for ny viden eller kompetencer
    • Deltagerkreds til møder, så det er relevante ledere og medarbejdere, der deltager

    Ledelsesopbakningen er afgørende for implementering af indsatsen. Det er derfor vigtigt at lave arbejdsgange, som sikrer systematisk inddragelse af lederne - helt fra start i indsatsen.Anbefalinger til implementering

Inddragelse skaber engagement og nye veje

"Vi samlede ledere og medarbejderrepræsentanter og spurgte dem: Hvad har I egentlig brug for? Det var en øjenåbner for os at høre om, hvad de efterlyser, og vi tænkte: Hvorfor har vi ikke bare gjort det her noget før?"

- Projektleder, Hospital

 

  • Arbejdspladserne beskriver det som afgørende for deres indsats, at de har arbejdet målrettet med at inddrage både de lokale TRIO’er og MED organisationen. Systematisk inddragelse af TRIO og MED sikrer, at sygefraværsindsatsen bliver baseret på lokalt kendskab og afdelingernes udfordringer. Flere arbejdspladser giver udtryk for, at MED systemet understøtter sygefraværsindsatsen og bidrager til, at den kan forankres på sigt.

    Der er gode erfaringer med systematisk inddragelse af TRIO og MED til at:

    • Få inputs fra ledere og medarbejderrepræsentanter til hvordan de ser udfordringerne, og hvad de har brug for – både i starten af indsatsen og løbende
    • Aktivt sætte sygefravær på TRIO og MED’s dagsorden, f.eks. ved at sygefraværskoordinationen deltager fast på møder
    • Søge hjælp og sparring til at kommunikere indsatsen og meningen med den ud i organisationen

    Arbejdspladserne beskriver, at de gennem inddragelse af TRIO og MED opnår indblik i behov for kompetenceudvikling i form af viden om sygefravær eller værktøjer til at styrke samarbejdet i TRIO og MED. Det oplever arbejdspladserne har en forebyggende virkning, da viden og kompetencer i håndtering af sygefravær kommer ud på de lokale afdelinger. 
    Forebyggelse

    Arbejdspladserne beskriver den systematiske som en stor gevinst for indsatsen, da inddragelsen sikrer større ejerskab og engagement til de forskellige tiltag, der skal implementeres.

Det beslutningsdygtige forum

"Det beslutningsdygtige forum skal være en samling af "alle de rigtige mennesker", og det indebærer, at alle niveauer skal inddrages for at skabe ejerskab. Vi kunne se, at det var vigtigt at have afdelingslederne med, fordi vi havde stort fokus på forankring af processerne helt fra start"

- Projektleder, Døgninstitution

  • Arbejdspladserne organiserer sygefraværsindsatsen med et beslutningsdygtigt forum – ofte kaldet styregruppe – og inddrager også andre fora, der understøtter implementeringen af indsatsen.

    Der er gennemgående gode erfaringer med at etablere et beslutningsdygtigt forum, der:

    • er ledet af en direktør/øverste leder
    • omfatter repræsentanter fra forskellige ledelseslag og afdelinger på arbejdspladsen
    • omfatter medarbejderrepræsentanter
    • omfatter sygefraværskoordinationen

    Det er afgørende, at deltagerne i det beslutningsdygtige forum tager ejerskab over indsatsen, og det er derfor vigtigt at sikre den rette sammensætning af deltagere fra start. Det er også i denne proces, at der fra start bør skabes rammerne for et velfungerende samarbejde med sygefraværskoordinationen, hvilket sikrer fremdrift og sammenhæng i indsatsen.

    Kerneelementet Sygefraværskoordination

    Disse overvejelser kan bidrage til sammensætningen af deltagere:

    • Deltagere udvælges ud fra kendskab til lokale afdelingers udfordringer. Deltagere omfatter derfor afdelingsledere og tillidsvalgte fra de afdelinger, der er med i indsatsen samt andre relevante medarbejdere, der kan bidrage til lokalt kendskab
    • Deltagere udvælges ud fra at kunne bidrage med andre perspektiver og bringe viden fra indsatsen i spil i resten af organisationen. Deltagere omfatter derfor afdelingsledere eller medarbejderrepræsentanter, der ikke er med i indsatsen

    Nogle arbejdspladser har gode erfaringer med at tænke den særlige sygefraværsindsats ind i allerede eksisterende fora. Arbejdspladserne har sat sygefravær som et fast punkt på dagsordenen på allerede eksisterende møder for bl.a. ledere, TRIO og MED, HR og direktion. Der har været gode erfaringer med dette, da det styrker forankringen og kendskabet til indsatsen. 

Opmærksomhedspunkter

  • Det er afgørende at arbejde aktivt med kerneelementet organisering fra start. Det er dette kerneelement, der sikrer en vedvarende implementering af sygefraværsindsatsen.
  • Det kan være en udfordring at få lokale ledere til at tage ejerskab og ansvar for sygefraværsindsatsen, og det er derfor vigtigt at inddrage dem fra start og sikre, at de kender deres rolle og ansvar.
  • Når det beslutningsdygtige forum består af mange deltagere, kan det være svært at træffe beslutninger i det tempo, som er nødvendigt for at sikre fremdrift. Vær derfor opmærksom på hyppighed for møder og smidige beslutningsgange, så der ikke opstår for lang ventetid på, at et tiltag kan igangsættes/ændres. 

Erfaringer med måltal

  • Arbejdspladserne oplever, at de overordnede måltal, der sættes for hele arbejdspladsen, er svære at bruge aktivt. Måltallene opleves ofte for urealistiske eller abstrakte i forhold til udfordringerne i de enkelte afdelinger. 
  • Arbejdspladserne oplever mere succes med at bruge de tilpassede måltal, da de er målrettede og realistiske for den enkelte afdeling. Det er motiverende for både ledere og medarbejdere at arbejde med måltal, der er udarbejdet på baggrund af lokale udfordringer og er realistiske i forhold til det aktuelle lokale sygefraværstal. 
Sidst opdateret: 23-09-2024